В Україні наближається фінішна пряма важливого процесу: до 10 червня 2026 року роботодавці зобов'язані передати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок працівників, прийнятих на роботу до червня 2021 року. Ця дата є кінцевим терміном для завершення оцифрування паперових документів, і ігнорування цього процесу може створити серйозні перешкоди для майбутніх пенсійних виплат.

Для українців, які зараз проживають за кордоном, це питання може здаватися другорядним на тлі інших викликів, таких як пошук житла чи продовження тимчасового захисту. Однак саме трудова книжка містить ключові дані про стаж, які безпосередньо впливають на розмір майбутньої пенсії та соціальні гарантії в Україні. Оцифрування не скасовує паперовий документ, а лише переносить його зміст до електронного реєстру для надійнішого зберігання.

Особливу увагу варто приділити тим, хто працював до 2004 року, оскільки старі записи часто є критичними для підтвердження страхового стажу. Якщо ваша трудова книжка досі зберігається у колишнього роботодавця, саме він має забезпечити її сканування та передачу даних до фонду. Проте, якщо ви вже не працюєте в Україні або документ знаходиться у вас на руках, відповідальність за оцифрування лягає на вас особисто.

Відсутність електронної копії не призведе до автоматичної втрати стажу, але суттєво ускладнить процедуру призначення пенсії. Замість автоматичного підтвердження доведеться вручну збирати довідки з архівів, що може бути вкрай складно для тих, хто живе за кордоном. Тому фахівці наполегливо радять не відкладати цей процес і перевірити свій електронний кабінет на порталі Пенсійного фонду вже зараз.

Оцифрувати трудову книжку самостійно можна через вебпортал Пенсійного фонду, використовуючи Дія.Підпис або BankID. Алгоритм простий: завантажте якісні скани всіх сторінок з записами, підпишіть звернення електронним підписом та дочекайтеся обробки. Головне — забезпечити чіткість зображень, щоб уникнути відмови через поганий якість фото або обрізані поля.

Якщо ви офіційно працюєте за кордоном, зберігайте всі документи, що підтверджують вашу діяльність: трудові договори, довідки про зарплату та сплату внесків. Ці папери можуть стати в нагоді не лише для підтвердження доходу в країні перебування, а й для майбутнього пенсійного обліку в Україні, якщо електронна трудова книжка буде сформована неповно.